Cách thức tổ chức buổi họp hiệu quả

CÁCH THỨC TỔ CHỨC BUỔI HỌP HIỆU QUẢ

Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp.

Chuẩn bị:

Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thường sau:

• Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp, nên nếu có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp, bạn hãy làm như vậy.

• Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau: Tại sao tôi có mặt ở đây? Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định, hãy thông báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết.

• Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này.

• Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp.

• Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp, nếu bạn biết trước những người tham dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình.

• Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề; đem theo các tài liệu, báo cáo, vật dụng liên quan, sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định.

Diễn tiến cuộc họp:

Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong muốn, bạn nên thực hiện những điều sau:

• Xác định mục đích cuộc họp. Cho dù bạn đã nói rõ mục đích khi mời mọi người dự họp, nhưng bạn vẫn nên nhắc lại.

• Hãy để mọi người được bày tỏ ý kiến. Nếu một vài cá nhân chiếm lĩnh hết thời gian cuộc họp, hoặc nếu một vài người tham dự ngại phát biểu, bạn hãy nói: “Cảm ơn ý kiến của anh, Phil. Còn suy nghĩ của cô về vấn đề này là gì, Charlotte ?”.

• Giữ cho cuộc thảo luận khỏi lạc đề. Những cuộc họp vượt ra ngoài các vấn đề chính sẽ chỉ làm mọi người lãng phí thời gian.

• Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một hành động nào đó. “Chúng ta hãy quyết định thuê DataWhack cài đặt hệ thống máy chủ mới. Và như đã nhất trí, tôi sẽ làm đơn đặt hàng, Bill sẽ gọi điện cho nhân viên bán hàng và lên lịch trình, còn Janet chịu trách nhiệm tìm người thanh lý hệ thống máy chủ của chúng ta”.

Theo dõi sau cuộc họp:

Sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả mọi người thường có xu hướng xả hơi và nói: “May quá, cuộc họp đã kết thúc”. Nhưng nó chưa thật sự kết thúc, nếu bạn là người điều khiển một cuộc họp hoặc nhận trách nhiệm về những hoạt động sau cuộc họp đó và phải soạn thảo một biên bản họp theo tinh thần này:
Người gửi: Richard.
Người nhận: Nhóm dự án công nghệ thông tin.
Cảm ơn các bạn đã tham dự cuộc họp sáng nay. Chúng ta đã chọn DataWhack làm nhà cung ứng chính cho hệ thống máy chủ mới của chúng ta. Tôi xem đây là một cơ hội tốt và là một quyết định đưa chúng ta tiến gần hơn đến việc hoàn tất dự án. Các hành động sau quyết định này là:
• Tôi sẽ làm đơn đặt hàng.
• Bill sẽ liên hệ với nhân viên bán hàng về lịch làm việc.
• Janet sẽ bắt đầu tìm người thanh lý hệ thống máy chủ cũ.

Hãy hoàn tất những công việc trên trong tuần này. Sau đó chúng ta có thể chuyển qua nhiệm vụ kế tiếp.

Biên bản họp này có tác dụng khuyến khích mọi người thông qua việc nói rằng họ đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, đồng thời nhắc nhở một số người tham dự về các bước hành động tiếp theo mà họ đã nhất trí trong cuộc họp.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM, www.saobacdau.com.vn

Lời ước hẹn cao cả

 

LỜI ƯỚC HẸN CAO CẢ

 

Họ gặp nhau trong một bệnh viện khi đang đi dạo. Cả hai đang ở độ tuổi 17. Trong một chớp mắt, bốn mắt nhìn nhau, hai trái tim non trẻ rộn lên một niềm xúc động sâu sắc. Họ đọc trong mắt nhau một nỗi thương cảm bi ai. Kể từ hôm đó họ không còn cô đơn nữa.

Đến một ngày cả hai được thông báo rằng bệnh tình của họ không có cách nào chữa trị nữa. Trước khi được gia đình đón về nhà, họ ngồi bên nhau một buổi tối, hẹn hò cùng nhau cố gắng vượt qua số phận. Họ hứa sẽ mỗi tuần viết cho nhau hai lá thư để chúc phúc và động viên nhau. Rồi hôm sau họ chia tay nhau.

Thấm thoát đã ba tháng trôi qua. Cô gái ngày càng yếu ớt. Một hôm cô gái cầm trong tay bức thư của chàng trai gửi đến rồi thanh thản khép đôi bờ mi, miệng thoáng mỉm cười mãn nguyện. Bà mẹ cuống cuồng gọi con, nhưng cô gái đã ra đi. Bà gỡ lá thư trong tay cô ra và đọc: “… Khi số phận đã đùa giỡn với sinh mệnh của em, em không nên sợ hãi vì bên cạnh em luôn có anh và mọi người quan tâm đến em. Anh đang khỏe dần lên, anh sẽ đến với em một ngày gần đây, em sẽ không cô đơn.”

Hôm sau bà mẹ mở tủ của con gái, phát hiện ra vài chục lá thư đều do con gái bà viết, bỏ sẵn vào phong bì, dán tem đàng hoàng. Phía trên tập thư là mẩu giấy cô con gái viết cho bà mẹ. “Mẹ ơi, đây là tập thư con viết cho một người bạn trai mà chúng con đã có lời hẹn ước đi cùng nhau suốt quãng đời còn lại. Nhưng con thấy mình yếu đi nhanh chóng, sợ không giữ được lời hứa ấy. Con đã viết sẵn những lá thư này, mỗi tuần mẹ gửi giúp con một lá cho anh ấy để anh ấy nghĩ con vẫn còn sống và đang động viên anh ấy vượt lên trên bệnh tật. Con chỉ mong anh ấy có đủ niềm tin để sống tiếp. Con gái của mẹ.”

Bà mẹ lần theo địa chỉ ghi trên bì thư để đến nhà chàng trai. Bà nhìn thấy trên bàn là một tấm ảnh của một thanh niên trẻ, tràn đầy sinh khí và sức sống được viền dải băng đen. Bà vô cùng ngạc nhiên khi biết chàng trai đã ra đi cách đây một tháng. Bà mẹ chàng trai nước mắt lưng tròng chỉ vào chồng thư đặt bên cạnh khung ảnh và kể rằng: “Con trai tôi đã mất cách đây một tháng, nhưng trước khi ra đi, nó dành ba ngày ba đêm để viết những lá thư này. Nó nhờ tôi mỗi tuần gửi cho cô bạn gái nào đó một lá. Nó bảo cô gái ấy cũng đang trông mong chờ đợi sự cổ vũ động viên của nó. Thế là cả tháng nay tôi thay con trai gửi những lá thư này đi, không biết cô gái ấy có nhận được không?”

Bà mẹ của cô gái lao đến ôm chầm lấy bà mẹ của chàng trai và khóc không thành tiếng. Khi hai bà mẹ đã hiểu ra tất cả, hai bà quyết định vẫn cứ hàng tuần gửi cho nhau một lá thư mà con họ đã để lại. Họ bảo làm như thế để “Vì một ước nguyện cao cả…”

Nguồn: nghethuatsong.net

Con lừa

Con lừa

Một ngày nọ, con lừa của một ông chủ trang trại sảy chân rơi xuống một cái giếng. Con vật kêu la hàng giờ liền. Người chủ trang trại cố nghĩ xem nên làm gì. Cuối cùng ông quyết định: con lừa đã già, dù sao cái giếng cũng cần được lấp lại và không ích lợi gì trong việc cứu con lừa lên cả.

Ông nhờ vài người hàng xóm sang giúp mình. Họ xúc đất đổ vào giếng. Ngay từ đầu, lừa đã hiểu chuyện gì đang xảy ra và nó kêu la thảm thiết. Nhưng sau đó lừa trở nên im lặng. Sau một vài xẻng đất, ông chủ trang trại nhìn xuống giếng và vô cùng sửng sốt. Mỗi khi bị một xẻng đất đổ lên lưng, lừa lắc mình cho đất rơi xuống và bước chân lên trên. Cứ như vậy, đất đổ xuống, lừa lại bước lên cao hơn. Chỉ một lúc sau mọi người nhìn thấy chú lừa xuất hiện trên miệng giếng và lóc cóc chạy ra ngoài. 

Cuộc sống sẽ đổ rất nhiều thứ khó chịu lên người bạn. Hãy xem mỗi vấn đề bạn gặp phải là một hòn đá để bạn bước lên cao hơn. Chúng ta có thể thoát khỏi cái giếng sâu nhất chỉ đơn giản bằng cách đừng bao giờ đầu hàng.

Nguồn: Xitrum.net

Hòn đá

Hòn đá

 

Đây là chuyện tôi nghe. Một người đàn ông thành công trên trường đời, đang trong độ tuổi sung mãn, rất hăng hái, và đương nhiên đầy tự tin với nhiều ước muốn lớn.

Một hôm ông phóng xe khá nhanh trên đường vắng. Chiếc xe hơi mới tinh là niềm hãnh diện của ông. Nó phô bày một cách cụ thể sự thành đạt của ông trước mắt mọi người.

Chợt từ bên đường có cái gì đó vụt bay ra. Ông chưa kịp định thần nhìn cho rõ thì… Một âm thanh chát chúa vang lên. Thôi rồi! Kẻ nào mới ném hòn đá vào đầu xe!

Lập tức ông giảm tốc độ và tấp xe vào vệ đường. 

Quả như ông lo sợ. Hòn đá đã làm móp, trầy xước ở đầu xe. May mà không vỡ đèn hay kính.

Nhìn quanh, ông bắt gặp ngay thủ phạm. Một chú bé con đang run rẩy, sợ hãi, nước mắt tèm lem. Ông xông tới, túm chặt kẻ phá hoại. Ông nạt nộ, quát tháo. Ông vung nắm tay lên như muốn đánh, càng làm đứa trẻ rúm ró lại. Ông hét: “Tại sao? Tại sao mày ném đá?”

Chú bé khóc nấc lên, giọng đứt quãng, lộn xộn. Nhưng rồi ông cũng hiểu ra. Chú đẩy xe lăn cho anh chú. Xe lật. Anh chú và xe cùng lộn nhào xuống cái hố thấp ven đường. Chú không đủ sức nâng cả xe và anh lên, nên không kéo được xe và người ra khỏi hố. Chú đứng rất lâu bên vệ đường, chờ có người giúp. Đường vắng, thỉnh thoảng vài chiếc xe lao vút qua. Chú vẫy tay lia lịa và cố gào to lên cầu cứu. Chẳng ai thèm dừng lại. Cuối cùng, khi thoáng thấy xe ông từ xa, chú bèn cúi xuống nhặt lấy hòn đá… 

Bao nhiêu phẫn nộ chợt tan biến. Theo chân chú bé, ông bước xuống hố nâng kẻ bị nạn dậy. Rút khăn tay ra, ông lau bụi đất và mấy chỗ xước rướm máu trên mặt nạn nhân. Rồi chú bé cùng với ông hè hụi kéo xe lăn cùng với anh chú lên mặt đường.

Câu chuyện quả thật chẳng thú vị lắm. Tuy nhiên lời bình luận của người kể chuyện khiến tôi không khỏi trầm ngâm.

Người ấy bảo rằng Thượng Đế vẫn hay thủ thỉ bên tai ta, rót khẽ vào lòng ta lời khuyên tiếng dạy. Nhưng ta thường không chú ý nghe vì ta còn đang quá mải mê với công việc của mình, nhất là khi đời ta đang lên hương, ta đang mãn nguyện với cái mà đời gọi là thành đạt.

Thế nên, trong đời này có rất nhiều người chỉ khi nào gặp một biến cố thì họ mới thấm thía mà thức tỉnh. Bấy giờ họ mới chịu lắng nghe tiếng nói của Thượng Đế. 

Họ phải đợi Thượng Đế ném cho một hòn đá…

Phú Nhuận, ngày 06-4-2010
Dũ Lan Lê Anh Dũng
Đăng tuần báo Công Giáo và Dân Tộc, số 1752, ngày 09-4-2010

Cõi vô thường

CÕI VÔ THƯỜNG

Một vị thầy tâm linh nổi tiếng đến trước cửa lâu đài của vị vua nọ.  Vì Thầy nổi tiếng rồi, nên các người lính canh không ai chặn ông lại khi ông đi vào và tiến thẳng đến trước mặt nhà vua đang ngồi trên ngai vàng.

-  Ông muốn gì?  nhà vua hỏi.

-  Tôi muốn có một chỗ để ngủ trong cái quán trọ này.  Ông ta đáp.

-  Nhưng đây không phải là quán trọ, đây là tòa lâu đài của ta.  Vua trả lời.

-  Xin hỏi bệ hạ rằng ai là sở hữu tòa lâu đài này trước bệ hạ?

-  Vua cha ta, Ngài đã chết rồi.

-  Và ai là sở hữu trước cha của bệ hạ?

-  Ông nội của ta, Ngài cũng đã chết.

-  Và cái chỗ này, nơi mà người ta sống một thời gian ngắn rồi dọn đi, như vậy thì nó không phải là quán trọ như bệ hạ nói hay sao?


--------------------------------------------------------------------
Ta quên đi rằng:  Cuộc đời là cõi vô thường, mọi vật đến và đi như một vòng luân hồi mà thôi.

 Sưu Tầm

Nguồn: Facebook truyện rất ngắn.

Phương pháp tư duy sáu chiếc nón - Six thinking hats

Six Thinking Hats

(Tạm dịch: Lục Mạo Tư Duy hay sáu chiếc nón tư duy)

Là một kỹ thuật được thiết kế nhằm giúp các cá thể có được nhiều cái nhìn về một đối tượng mà những cái nhìn này sẽ khác nhiều so với một người thông thường có thể thấy được. Đây là một khuôn mẫu cho sự suy nghĩ và nó có thể kết hợp thành lối suy nghĩ định hướng (lateral thinking). Trong phương pháp này thì các phán xét có giá trị sẽ có chỗ đứng riêng của nó nhưng các phê phán đó sẽ không được phép thống trị như là thường thấy lối suy nghĩ thông thường.

 
Six thinking Hats được dùng chủ yếu là để: 
- Kích thích suy nghĩ song song.
- Kích thích suy nghĩ toàn diện.
- Tách riêng cá tính (như là bản ngã, các thành kiến …) và chất lượng.

 Lịch sử của Phương pháp:

Đây là phát kiến cuả Tiến sĩ Edward de Bono trong năm 1980. Năm 1985 nó đã được mô tả chi tiết trong cuốn “Six Thinking Hats” của de Bono.

Phương pháp này đã được phát triển và giảng dạy ở nhiều nơi trên thế giới. Nhiều tổ chức lớn như là IBM, Federal Express, Brtish Airways, Pepsi, Polaroid, Prudential, Dupont, …cũng dùng phương pháp này. 

Cách thức tiến hành:

(Bạn nên xem thêm phần ví dụ để có một hình dung cụ thể về nó).

Dùng 6 cái nón đại diện cho 6 dạng thức của suy nghĩ. Nó đề cập đến chiều hướng suy nghĩ hơn là tên gọi. Mỗi nón có một màu (mà màu này chỉ đại diện cho duy nhất 1 dạng thức duy nhất của suy nghĩ).

Mọi người đều sẽ tham gia góp ý. Tùy theo kiểu ý kiến mà người đó sẽ đề nghị đội nón màu gì. 

Các nón không được dùng để phân loại cá nhân mặc dù hành vi hay thói quen của cá nhân đó “dường như” hay có vẻ thuộc về loại nào đó. Nó chỉ có tác dụng định hướng suy nghĩ trong khi thành viên trong nhóm cho ý kiến đội lên mà thôi.

Các đặc tính của nón màu: 

Nón trắng: trung tính - tập trung trên thông tin rút ra được, các dẫn liệu cứ liệu và những thứ cần thiết, làm sao để nhận được chúng.

Nón Đỏ: Nóng, tình cảm, cảm giác, cảm nhận, trực quan, những ý kiến không có chứng minh hay giải thích, lí lẽ.

Nón Đen: Phê phán, Bình luận, Tại sao sự kiện là sai, tất cả những cảm ý tiêu cực hay bi quan.

Nón Vàng: Tích cực, lạc quan, những cái nhìn xán lạn, tìm đến những lợi ích, cái gì tốt đẹp.

 

Nón Lục: Sáng tạo, khả năng xảy ra và các giả thuyết, những ý mới.

Nón Xanh Dương: Ðiều khiển, chi phối quá trình, các bước, tổ chức lãnh đạo, suy nghĩ về các suy nghĩ hay kết luận.

 

 Sau đây là một cách tiến hành qua các bước:

Mọi người trong nhóm làm việc sẽ cùng tham gia góp ý - tùy theo tính chất của ý đó mà người đó (hay người trưởng nhóm) sẽ đề nghị đội nón màu gì.  Người trưởng nhóm sẽ lần lượt chia thời gian tập trung ý cho mỗi nón màu… Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt nếu cần bất kì thành viên nào cũng có thể đề nghị góp thêm ý vào cho 1 nón màu nào đó (tuy vậy phải giữ đủ thời lượng cho mỗi nón màu).

·         Bước 1:

Nón trắng: Tất cả các ý kiến nào chỉ chứa sự thật, bằng chứng, hay dữ kiện, thông tin. Đội nón này  có nghĩa là “hãy cởi bỏ mọi thành kiến, mọi tranh cãi, cởi bỏ mọi dự định và hãy nhìn vào cơ sở dữ liệu”.

·         Bước 2:

Nón lục: Tạo ra các ý kiến làm sao để giải quyết. Các sáng tạo, các cách thức khác nhau, các kế hoạch, các sự thay đổi.

·         Bước 3:

- Đánh giá các giá trị của các ý kiến trong nón lục.

- Viết ra danh mục các lợi ích  dùng nón vàng.

Nón vàng: Tại sao vài ý kiến sẽ chạy tốt và tại sao nó mang lại lợi ích. Ở đây cũng có thể dùng về các kết quả cuả các hành động được đề xuất hay các đề án.  Nó còn dùng để tìm ra những vật hay hiệu quả có giá trị của những gì đã xảy ra.

- Viết các đánh giá, và các lưu ý trong nón đen. Đây là nón có giá trị nhất. Dùng để chỉ ra tại sao các đề nghị hay ý kiến không thích hợp (hay không hoạt động được) cùng với các dữ kiện, với kinh nghiệm sẵn có, với hệ thống đang hoạt động, hoặc với chế độ đang được theo. Nón đen lúc nào cũng phải tính đến sự hợp lí.

·         Bước 4:

Nón đỏ: Viết các phản ứng, trực giác tự nhiên và các cảm giác xuống.

Nón đỏ cho phép người suy nghĩ đặt xuống các trực cảm mà không cần bào chữa.

·         Bước 5:

Nón xanh dương: Tổng kết và kết thúc buổi làm việc.

Nón này là sự nhìn lại các bước trên hoặc là quá trình điều khiển. Nó sẽ không nhìn đến đối tượng mà là nghĩ về đối tượng  (thí dụ như ý kiến “đội cho tôi cái nón lục, tôi cảm giác rằng có thể làm được nhiều hơn về cái nón xanh này”). 

Nguồn: sachhay.com